Preventivo agriturismo Excel: il foglio con le formule

Per fare un preventivo per agriturismo con Excel bastano due fogli. Nel primo tieni il listino con stagioni e prezzi, nel secondo inserisci le date della richiesta e lasci che il foglio conti quante notti cadono in ogni stagione. Così anche il soggiorno a cavallo tra media e alta stagione, quello dove i conti a mano sbagliano più spesso, si calcola da solo.

Le formule qui sotto sono scritte per Excel in italiano. Più avanti trovi anche i nomi da usare se il tuo Excel è in inglese.

Il foglio Listino: stagioni e prezzi

Crea un foglio chiamato Listino. Ogni riga è un periodo, con data di inizio e data di fine inclusa. Se la stessa stagione torna in due periodi dell'anno, come la media stagione in primavera e in autunno, usa due righe. I prezzi dell'esempio sono inventati.

Foglio Listino, righe da 2 a 4 (la riga 1 contiene le intestazioni)

A: Stagione	B: Dal	C: Al	D: Camera con colazione	E: Camera in mezza pensione	F: Supplemento bambino da 3 a 11 anni	G: Notti nel soggiorno
Media	01/04/2027	14/06/2027	90 €	130 €	20 €	formula
Alta	15/06/2027	31/08/2027	110 €	160 €	30 €	formula
Media	01/09/2027	31/10/2027	90 €	130 €	20 €	formula

I prezzi delle colonne D ed E sono a notte, per camera, con due adulti inclusi. Il supplemento della colonna F è a notte, per ogni bambino tra 3 e 11 anni. Scrivilo anche nel foglio, in una nota sotto la tabella, perché tra qualche mese potresti non ricordare se un prezzo era per persona o per camera.

La formula che conta le notti per stagione

Nel foglio Preventivo la data di arrivo sarà nella cella B2 e quella di partenza nella cella B3. Nella cella G2 del listino scrivi:

=MAX(0;MIN(Preventivo!$B$3;C2+1)-MAX(Preventivo!$B$2;B2))

e copiala in G3 e G4. La formula prende la parte del soggiorno che cade dentro il periodo: l'inizio è il più tardo tra arrivo e inizio stagione, la fine è la più vicina tra partenza e giorno dopo la fine stagione. Se il soggiorno non tocca quel periodo il risultato sarebbe negativo, e MAX(0;…) lo porta a zero. Il +1 serve perché la data «Al» è inclusa: l'ultima notte della stagione è proprio quella data.

Se usi Excel in inglese, le funzioni hanno lo stesso nome (MAX, MIN) e il separatore è la virgola invece del punto e virgola.

Il foglio Preventivo: totali e supplementi

Crea un secondo foglio chiamato Preventivo con queste celle:

Foglio Preventivo: dati della richiesta e formule

Cella	Contenuto	Cosa inserire
B2	Arrivo	la data, per esempio 13/06/2027
B3	Partenza	la data, per esempio 17/06/2027
B4	Notti	=B3-B2, con la cella in formato numero
B5	Trattamento	Colazione oppure Mezza pensione
B6	Bambini tra 3 e 11 anni	il numero, per esempio 1
B8	Camera	=SE(B5="Mezza pensione";MATR.SOMMA.PRODOTTO(Listino!G2:G4;Listino!E2:E4);MATR.SOMMA.PRODOTTO(Listino!G2:G4;Listino!D2:D4))
B9	Supplemento bambini	=B6*MATR.SOMMA.PRODOTTO(Listino!G2:G4;Listino!F2:F4)
B10	Servizi extra	la somma degli extra, per esempio =B4*5 per una culla a 5 € a notte
B11	Sconto	un importo da sottrarre, se lo concedi
B12	Totale	=B8+B9+B10-B11

MATR.SOMMA.PRODOTTO moltiplica le notti di ogni stagione per il prezzo di quella stagione e somma i risultati, quindi fa in una sola cella il calcolo notte per notte. In Excel in inglese si chiama SUMPRODUCT, mentre SE diventa IF.

Per evitare errori di battitura nella cella B5, usa la convalida dati di Excel con un elenco a discesa che contiene solo Colazione e Mezza pensione.

Esempio completo: 4 notti tra media e alta stagione

Una famiglia di due adulti e un bambino di 7 anni chiede la mezza pensione dal 13 al 17 giugno 2027. Con il listino dell'esempio, la colonna G conta 2 notti in media stagione (13 e 14 giugno) e 2 in alta (15 e 16 giugno).

Risultato del foglio per la richiesta di esempio

Voce	Calcolo	Importo
Camera in mezza pensione, media stagione	2 notti × 130 €	260 €
Camera in mezza pensione, alta stagione	2 notti × 160 €	320 €
Supplemento bambino di 7 anni	2 × 20 € + 2 × 30 €	100 €
Totale		680 €

Nella cella B8 compare 580 €, cioè 260 € più 320 €; nella cella B9 compaiono 100 €; il totale in B12 è 680 €. Se avessi applicato il prezzo dell'alta stagione a tutte e quattro le notti, avresti chiesto 760 € (4 × 160 € più 4 × 30 €), 80 € più del dovuto.

I controlli che evitano gli errori

Aggiungi al foglio Preventivo una cella di controllo, per esempio in B14:

=SE(SOMMA(Listino!G2:G4)<>B4;"Controlla le date: notti fuori listino o stagioni sovrapposte";"OK")

Se le notti contate nelle stagioni non coincidono con le notti del soggiorno, qualcosa non va: una data fuori dal periodo di apertura, un buco tra due stagioni o due periodi che si sovrappongono. Altri controlli utili:

1. Prima di ogni stagione, aggiorna date e prezzi del listino e salva una copia del file con l'anno nel nome.
2. Proteggi il foglio Listino e le celle con le formule, così da modificare solo i dati della richiesta.
3. Prova il foglio con un soggiorno di una notte, uno a cavallo di due stagioni e uno lungo: confronta i risultati con un calcolo a mano.

Dal foglio al preventivo per l'ospite

Il foglio di calcolo resta a te. Nel messaggio o nel documento che mandi all'ospite scrivi:

• date, numero di notti, ospiti e camera;
• il trattamento e cosa comprende, per esempio colazione e cena con bevande escluse;
• il dettaglio del prezzo e il totale, specificando che è per camera e per notte;
• cosa è escluso, come l'imposta di soggiorno se il tuo comune l'ha istituita;
• le tue condizioni su caparra e cancellazione;
• che il preventivo non blocca la camera, e fino a quando lo consideri valido.

Per la famiglia dell'esempio, il messaggio potrebbe essere questo:

Buongiorno, grazie per la richiesta. Per due adulti e un bambino di 7 anni, dal 13 al 17 giugno in mezza pensione, il totale è di 680 €: 580 € per la camera (2 notti a 130 € e 2 notti a 160 €, colazione e cena incluse, bevande escluse) e 100 € di supplemento per il bambino. L'imposta di soggiorno è esclusa. La camera non è ancora bloccata: se il preventivo vi interessa, scrivetemi e verifico subito la disponibilità.

Su caparra e cancellazioni, le differenze tra caparra confirmatoria, penitenziale e acconto sono spiegate nella guida al software gestionale per prenotazioni agriturismo.

I limiti di Excel per i preventivi

Finché le richieste sono poche, un foglio come questo basta. Quando aumentano, di solito i problemi sono questi:

• ogni nuova regola, come un trattamento in più, un appartamento a prezzo per unità o un prezzo settimanale, richiede nuove colonne e nuove formule;
• i preventivi inviati restano in file separati o in una cartella, senza un elenco con il loro stato;
• il testo per l'ospite va copiato a mano dal foglio al messaggio, ed è lì che nascono gli errori di trascrizione;
• il file aperto da telefono è scomodo da usare quando rispondi lontano dal computer.

A quel punto conviene valutare un programma. Nella guida al programma preventivi per agriturismo con camere e appartamenti trovi un confronto tra foglio di calcolo e programma.

Accoglie fa lo stesso calcolo di questo foglio: prezzi per stagione notte per notte, trattamenti, supplementi per l'età dei bambini. In più manda il preventivo all'ospite come link, via email o WhatsApp, e tiene l'elenco dei preventivi con il loro stato. Non gestisce le disponibilità e non incassa pagamenti online. Trovi le funzioni nella pagina software preventivi per agriturismi.