Programma preventivi agriturismo con camere e appartamenti

Un programma preventivi per agriturismo con camere e appartamenti deve calcolare nello stesso listino due logiche di prezzo diverse: la camera, spesso con colazione o mezza pensione e supplementi per persona, e l'appartamento, spesso a prezzo per unità e a volte a settimana. Prima di scegliere o configurare un programma, conviene mettere su carta le regole del tuo listino: è quello che il programma dovrà riprodurre.

In questa guida trovi come strutturare il listino, un esempio completo di preventivo per una famiglia con i calcoli, le funzioni da controllare in un programma e gli errori più frequenti.

Prima del programma: un listino che regga camere e appartamenti

Per ogni unità, camera o appartamento, rispondi a queste domande. Le risposte diventano le regole da inserire nel programma.

Le decisioni da prendere per ogni unità

Decisione	Esempio per una camera	Esempio per un appartamento
Su cosa si calcola il prezzo	Per camera con due persone incluse	Per unità intera, fino a 4 persone
Trattamenti offerti	Pernottamento e colazione, mezza pensione	Solo pernottamento
Prezzo per durata	A notte	A notte, con prezzo settimanale più conveniente
Bambini	Supplemento a notte per fascia d'età	Inclusi nel prezzo fino alla capienza
Servizi extra	Culla a notte	Pulizia finale una tantum
Cosa è escluso	Pasti non previsti dal trattamento	Colazione e pasti, prenotabili a parte

Quante camere e appartamenti puoi offrire, e con quali requisiti, lo stabilisce la normativa della tua regione: la legge quadro sull'agriturismo (L. 96/2006, art. 4) affida alle regioni criteri e limiti. Il listino deve partire da unità e capienze autorizzate.

Esempio: listino e preventivo per una famiglia (dati fittizi)

L'agriturismo dell'esempio ha una camera e un appartamento. Nomi e prezzi sono inventati e valgono per una sola stagione, l'alta.

Listino di esempio, alta stagione

Unità	Trattamento	Prezzo
Camera «Il Pozzo», 2 adulti inclusi	Mezza pensione	150 € a notte per camera
Supplemento bambino 3–11 anni in camera	Mezza pensione	30 € a notte
Appartamento «La Stalla», fino a 4 persone	Solo pernottamento	120 € a notte, oppure 770 € a settimana
Pulizia finale appartamento	—	60 € una tantum

Una famiglia chiede 7 notti in alta stagione: due adulti e un bambino di 6 anni. Le soluzioni possibili sono due.

Soluzione A: camera «Il Pozzo» in mezza pensione

Voce	Calcolo	Importo
Camera, 2 adulti in mezza pensione	7 notti × 150 €	1.050 €
Supplemento bambino di 6 anni	7 notti × 30 €	210 €
Totale soluzione A		1.260 €

Soluzione B: appartamento «La Stalla», solo pernottamento

Voce	Calcolo	Importo
Appartamento, prezzo settimanale	1 settimana	770 €
Pulizia finale	una tantum	60 €
Bambino	incluso nel prezzo dell'unità	0 €
Totale soluzione B		830 €

La differenza di prezzo è ampia, ma le soluzioni non sono confrontabili solo sul totale: la camera include colazione e cena, l'appartamento ha la cucina e nessun pasto. Nel preventivo scrivi cosa è incluso ed escluso per ciascuna, così l'ospite confronta servizi e non solo cifre. Indica anche le voci che dipendono da altri, come l'imposta di soggiorno se il tuo comune l'ha istituita.

Cosa deve fare un programma preventivi per agriturismo con camere e appartamenti

Con il tuo listino in mano, verifica che il programma sappia:

• calcolare il prezzo notte per notte, anche quando il soggiorno cade a cavallo di due stagioni;
• usare unità di prezzo diverse: per camera, per persona, per unità intera;
• offrire trattamenti diversi per unità, come la mezza pensione solo in camera;
• applicare i supplementi per i bambini solo dove servono;
• gestire servizi extra a notte e una tantum;
• applicare un prezzo settimanale o uno sconto per i soggiorni lunghi;
• mostrare all'ospite, in modo leggibile anche da telefono, cosa è incluso ed escluso;
• riportare le tue condizioni su caparra e cancellazione;
• conservare lo storico dei preventivi inviati e accettati.

Se invece cerchi un gestionale completo, con planning e disponibilità, i criteri sono diversi: li trovi nella guida al gestionale per agriturismo con camere e appartamenti.

Foglio di calcolo o programma?

Molti gestori iniziano con un foglio di calcolo, e per pochi preventivi può bastare. Le differenze emergono quando le richieste aumentano.

Foglio di calcolo e programma preventivi a confronto

Aspetto	Foglio di calcolo	Programma preventivi
Costo	Spesso già disponibile	Canone o licenza
Calcolo su più stagioni	Da costruire con formule e da controllare	Previsto dal programma, se lo supporta
Cosa riceve l'ospite	Un testo o un allegato che prepari tu	Di solito una pagina o un documento già impaginato
Storico	File e cartelle da ordinare a mano	Elenco dei preventivi con il loro stato

Errori frequenti nei preventivi misti

1. Non dire su cosa si calcola il prezzo. «150 €» per notte, per persona o per camera? Scrivilo sempre.
2. Dimenticare le voci una tantum, come la pulizia finale dell'appartamento, che l'ospite scopre solo all'arrivo.
3. Applicare all'appartamento i supplementi della camera, quando il prezzo dell'unità li comprende già.
4. Presentare il preventivo come una conferma. Un preventivo non blocca l'unità: scrivi che la disponibilità va riconfermata al momento dell'accettazione.
5. Usare «caparra» e «acconto» come sinonimi. Hanno effetti diversi in caso di cancellazione: le differenze sono spiegate nella guida al software gestionale per prenotazioni agriturismo.

Come si imposta con Accoglie

Accoglie è un programma per preparare e inviare preventivi, non un gestionale. Ecco come riprodurre il listino dell'esempio:

1. Crea due tipologie: la camera «Il Pozzo» e l'appartamento «La Stalla», con descrizione e foto.
2. Crea la stagione alta con le sue date.
3. Inserisci i prezzi a notte per tipologia, stagione e trattamento: 150 € in mezza pensione per la camera, 120 € in solo pernottamento per l'appartamento.
4. Imposta il supplemento bambini per la fascia 3–11 anni: 30 € a notte nella stagione alta.
5. Crea il servizio extra «Pulizia finale» a 60 €, una tantum.
6. Quando arriva la richiesta, genera un preventivo per ciascuna soluzione e invialo come link via email o WhatsApp.

Il preventivo della camera esce già corretto: 1.260 €. Per l'appartamento devi tenere conto di due limiti di Accoglie. Il supplemento bambini vale per stagione e fascia d'età su tutte le tipologie, quindi viene applicato anche all'appartamento. E non esiste un prezzo settimanale: il prezzo è sempre a notte. Entrambi si compensano con uno sconto a importo fisso:

Soluzione B come si calcola in Accoglie

Voce	Calcolo	Importo
Appartamento	7 notti × 120 €	840 €
Pulizia finale	una tantum	60 €
Supplemento bambino, applicato in automatico	7 notti × 30 €	210 €
Sconto fisso: tariffa settimanale (70 €) e bambino incluso (210 €)	70 € + 210 €	−280 €
Totale soluzione B		830 €

Altri limiti da conoscere prima di usarlo:

• il prezzo è per tipologia e per notte: il numero di adulti non lo modifica, quindi una camera doppia in uso singola richiede una tipologia a parte o uno sconto;
• puoi applicare un solo sconto per preventivo;
• ogni preventivo riguarda una sola tipologia, quindi due soluzioni diventano due preventivi;
• non gestisce disponibilità, soggiorni minimi o giorni di arrivo: l'accettazione del preventivo non blocca l'unità.

L'ospite apre il preventivo da telefono, vede foto, servizi inclusi e le tue condizioni di prenotazione, e può accettarlo: tu ricevi un'email e confermi dopo aver verificato la disponibilità. Trovi le funzioni nella pagina software preventivi per agriturismi e il costo nella pagina prezzi.